Preguntas Frecuentes

La fecha de publicación del boletín la define cada institución educativa. Es una sola fecha para toda la institución (no hay fechas distintas por primaria/secundaria ni por sede): la configura el colegio en el periodo académico, en fecha de entrega de boletines.

SysEduc@ no fija esa fecha por usted: cada colegio la define según su calendario.

Para consultarlo:

1. Ingrese al Portal académico: https://www.syseduca.com/academic-portal/login
2. Use una de estas formas de acceso:
   • Acudiente: número de documento del acudiente y del estudiante.
   • Estudiante: documento del estudiante y código de acceso (puede solicitarlo por WhatsApp desde el mismo portal).
3. En los servicios en línea busque Boletín académico.

Si aún no está liberado, el portal puede mostrar un mensaje como «Disponible el …» con esa fecha institucional. Si aparece «No disponible», la consulta de notas aún no está habilitada para el periodo escolar.

Si necesita confirmar la fecha o no puede ingresar, consulte directamente a la institución educativa. El soporte de SysEduc@ no administra el calendario de cada colegio.

Padres, madres y acudientes consultan el seguimiento académico en el Portal académico (no en el portal de gestión del colegio).

Enlace directo: https://www.syseduca.com/academic-portal/login

Tiene dos formas de ingresar:

1. Como acudiente: digite el número de documento del acudiente y el número de documento del estudiante.
2. Con código de acceso del estudiante: documento del estudiante y el código que llega por WhatsApp (opción «Ingresar con código de acceso»).

Luego seleccione el periodo académico cuando el sistema lo solicite. Desde allí podrá ver boletín (si ya está liberado), historial, inasistencias y demás servicios habilitados.

Si después de intentar las dos opciones no puede ingresar, acérquese a la institución educativa para verificar el registro del acudiente y los datos del estudiante.

Sí. El estudiante consulta su información en el Portal académico.

1. Entre a Portal académico.
2. Elija Ingresar con código de acceso.
3. Digite el número de documento del estudiante y el código de acceso.

Si aún no tiene código, use Solicitar código de acceso: indique el documento y el celular registrado; el código se envía por WhatsApp. Guárdelo: le sirve para volver a entrar.

El acudiente también puede consultar el seguimiento con documento del acudiente y del estudiante.

El registro como acudiente solo se realiza en la institución educativa donde el estudiante está matriculado. No hay auto-registro por internet.

1. Acérquese a la secretaría o a quien gestione la matrícula en la institución.
2. Solicite que lo vinculen como acudiente del estudiante (documento y datos de contacto actualizados).
3. Cuando el registro esté listo, ingrese al Portal académico con el documento del acudiente y el del estudiante: https://www.syseduca.com/academic-portal/login

Mantenga actualizado el celular registrado: se usa para notificaciones y, en el caso del estudiante, para el envío del código de acceso.

En el Portal académico (ingreso):

1. Elija Ingresar con código de acceso.
2. Pulse Solicitar código de acceso.
3. Digite el documento del estudiante y el celular registrado (10 dígitos, inicia en 3).

Si los datos coinciden, recibirá el código por WhatsApp. Úselo junto con el documento para entrar. No necesita pedir uno nuevo cada vez, salvo que expire o lo olvide.

Hay un límite diario de solicitudes. Si el celular no coincide, actualice el dato en la institución educativa.

Los docentes califican en el portal de gestión de la institución, no en el portal académico de familias.

1. Inicie sesión con su usuario institucional.
2. Vaya a Gestión docente → Calificar.
3. Seleccione el curso y la asignatura.
4. Elija el tipo de planilla: completa, grilla, resumida, definitiva, nivelaciones, acompañamiento o ajustes razonables (PIAR), según lo que necesite.

Las notas se guardan al cambiar de estudiante o de planilla (verá el estado «Guardado»). Puede usar atajos en la vista grilla y pegar columnas desde Excel. Si el proceso de calificación está cerrado, la planilla queda en solo lectura.

Desde Gestión docente → Calificar, con el curso y la asignatura seleccionados:

1. Use Descargar Excel para obtener la planilla del periodo.
2. Diligencie las notas en Excel (sin alterar la estructura del archivo).
3. Regrese a Calificar y use Cargar Excel para subir el archivo.

También puede digitar directo en la pantalla (recomendado): hay guardado automático y vistas tipo grilla. Los videos antiguos de YouTube ya no aplican a la interfaz actual.

Si la carga falla, verifique que descargó la planilla de esa misma asignatura y periodo, y que el proceso de calificación siga abierto.

El Plan Individual de Ajustes Razonables (PIAR) documenta el apoyo al estudiante; no modifica la nota.

• Por asignatura (docente): en Gestión docente → Calificar, pestaña o tipo de planilla de ajustes razonables (barreras, ajustes y evaluación).
• Características generales del grupo: en Gestión docente → Ajustes razonables / PIAR, a cargo del director de grupo o quien tenga el permiso.

Solo aparecen estudiantes categorizados con una situación de discapacidad distinta de «no aplica». Si no ve al estudiante, verifique primero esa categorización en la institución.

Esta respuesta es para docentes y coordinación (portal de gestión):

• Generación: Gestión docente → Generar boletines (por curso o estudiante), cuando el periodo y la configuración lo permitan.
• La fecha que ven las familias es única para toda la institución (no por nivel ni por sede): se configura en el periodo académico como fecha de entrega de boletines, junto con el acceso a calificaciones del periodo escolar.
• Observaciones al boletín y planillas auxiliares están en el mismo menú de gestión docente.

Las familias deben consultar la pregunta «¿Cuándo puedo ver los boletines de mi hijo(a)?».

El portal de gestión es para docentes, directivos y personal autorizado de la institución educativa.

1. Desde la página de SysEduc@ elija el acceso de ingreso institucional.
2. Use el usuario y la contraseña que le asignó la institución.
3. Según su cargo verá menús como gestión académica, gestión docente, bienestar escolar, reportes, etc.

Las familias y estudiantes no usan este portal: deben entrar al Portal académico.

La restauración de contraseña del personal la gestiona la institución:

• Solicite a la persona encargada de usuarios o talento humano (o a quien administre SysEduc@ en el colegio) que restablezca su acceso.
• En el listado de recursos humanos, quien tenga permiso puede usar la acción de restaurar contraseña.

Acudientes y estudiantes del portal académico no usan esa contraseña de gestión: el acudiente entra con documentos; el estudiante, con código de acceso.

Antes de escribirnos, revise las preguntas frecuentes: muchas dudas de boletines y acceso al portal ya están resueltas allí.

Si ya tiene usuario del portal de gestión:

1. Inicie sesión en el portal de gestión.
2. Abra Soporte y cree un ticket: pregunta, solicitud o reporte de falla.
3. Describa la pantalla, el mensaje que ve y, si aplica, el curso o el proceso que estaba haciendo.

También puede usar la sección de Contacto en el sitio público. Las fechas de publicación de boletines de un colegio concreto debe confirmarlas la institución educativa.

Portal académico — para estudiantes y acudientes: consulta de boletín, historial, servicios en línea, cuestionarios o comunicaciones que la institución habilite.

Portal de gestión — para el personal de la institución: matrícula, calificaciones, boletines, asistencia, PIAR, horarios, bienestar escolar, reportes y configuración.

Hay además un portal del ente de control para autoridades que supervisan el sector educativo; no es el mismo acceso de la institución ni el de las familias.